איך מתמודדים עם ריבוי משימות

איך מתמודדים עם ריבוי משימות

עבודה במקביל על כמה משימות (multi-tasking) מרגישה לנו לא טוב. יש מקור ממש טוב לתחושה הזו. מדובר בחוסר יעילות מכמה סיבות, כשהכי משמעותית היא כנראה החלפת הקשרים. מה ×–×” החלפת הקשרים? כשאנחנו מתחילים לעבוד על משהו, הרבה פעמים לוקח לנו זמן עד שאנחנו מתחילים להיות אפקטיביים: כמה דקות להתארגן, לפנות, להתנתק, להזכר, לרשום, להתלבט, לתהות, להתעמק, לחשוב על העיניין מכמה כיוונים, לשקול, להתחבט. אם מדובר בבעיה מורכבת, אולי אנחנו צריכים אפילו “להכנס ל zone” כדי להתמודד איתה, לבלות זמן עם הבעיה, להכיר אותה היטב, לנסות לפתור אותה בכל מיני דרכים. ואם הבעיה חוזרת על עצמה – אז מגיע הבונוס הגדול – אנחנו מתחילים לנצל את העיקרון שהביאה לנו המהפכה התעשייתית – “פס הייצור” ולפתור את הבעיה פעם אחר פעם כשאנחנו משפרים את יעילות הפתרון שלנו עוד ועוד. התפוקה שלנו עולה, ואנחנו שמחים.

אבל.

מה קורה אם משימה נוספת נכנסת במקביל??

המשימה הנוספת עלולה לדרוש מאיתנו גם היא משאבים: התארגנות, התפנות, התנתקות, … ו… את המחירים האלו – עד שאנחנו מתחילים להיות אפקטיביים בכל אחת מהמשימות שעליהן אנחנו עובדים במקביל – אנחנו צריכים לשלם בכל פעם שאנחנו מבצעים החלפה בין המשימות. 5 פעמים קפצתי בין 2 משימות שונות? 5 פעמים אני משלם על מה שנקרא Setup time – עד שאני × ×”×™×” אפקטיבי בכל אחת מההחלפות. אם בזמן שאני מנסה להתרכז במשימה שלפני קופצת לי התראה מהטלפון – ייתכן ולא אגיע אף פעם לאותה רמת ריכוז שאליה אני מכוון. קשה לנגן סונטה של באך בזמן שקופצים לנו מיילים מול העיניים. גם “הפסקה לקפה”, או בהיה באוויר עלולה לדרוש מאיתנו Setup time – כשנחזור למשימה שלנו.

וזה המחיר הגדול. Setup time. או בשפת מדעי המחשב Context Switch.

אז מה עושים?

המפתח הוא קודם כל מודעות.

וכשאני מודע – אז ברור לי שהרבה יותר זול אחרי שכבר התחלתי עם משימה – לחתור עד לסיום שלה – כדי הלמנע ממחיר מאוד כבד שלוקחת החלפת הקשרים.

פתרון מסויים לעיניין ×”×–×” מביאה “שיטת Pomodoro”, שמציעה להשתמש בשעון עגבניה של בישול – ובמשך 25 דקות רצופות שבהן השעון עובד – לא להרשות לעצמנו להסיח את דעתנו מהמשימה שלפנינו. אחרי 25 דקות אפשר לקחת 5 או 10 דקות הפסקה – כדי לחזור לאחר מכן ל 25 דקות רצופות של ריכוז עם 0 הסחות דעת.

אתר שעובד לי נחמד מובא למטה – יש עוד רבים וטובים – מומלץ לנסות.

מעוניינים לקרוא עוד? בספר “שרשרת קריטית” מובא הסבר מפורט מהיבט של “תורת האילוצים” לחוסר היעילות שגורמת עבודה במקביל על כמה משימות. (ובכלל מדובר בספר מעולה על ניהול פרוייקטים).

ו… כמובן שהפוסט ×”×–×” כדוגמה אישית נכתב בישיבה אחת, תוך התעלמות באלגנטיות משני מיילים שעליהם קפצו לי התראות תוך כדי…

https://tomato-timer.com/#

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *