פגישות דורשות זמן ומשאבים מכל הנוכחים בהן, באות על חשבון עדיפויות אחרות, ולעיתים מצריכות זמן והשקעת משאבים גם מאנשים שכלל לא הוזמנו אליהן – בני משפחה, קולגות, ולקוחות. קיום פגישות יעילות מכבד את ההתחייבויות של כולם.

כמה עצות לקיום פגישה יעילה:

• הפורום שמוזמן לפגישה מתוייג היטב ברמת Required ו Optional
• עדיף להקצות לפגישה את הזמן המינימלי ההכרחי, מומלץ לסיים פגישות 5 או 10 דקות לפני שעות עגולות, כדי לאפשר לנוכחים זמן להתארגן לפגישה הבאה
• אג’נדה נשלחת מראש בזימון הפגישה. מוזמנים יכולים לבחור אם להגיע, ולהגיב מראש לאג’נדה
• כדאי לכל הנוכחים לתזכר אנשים אחרים – כדי לסייע לפגישה להתחיל בזמן
• להגיע לפגישה לפני הזמן כדי להכין במידת הצורך:
  • לוח נקי וטושים, תכנים רלוונטיים כדאי כבר לרשום על הלוח מראש
  • מחשב עם התכנים הרלוונטיים
  • חיבור לאינטרנט
  • סוללה
  • מקרן
  • רמקולים ומיקרופון
  • חיבור ל Conference Call – עדיף לבדוק את התקשורת הרבה לפני התחלת הפגישה
  • עכשיו זה זמן טוב לעבור שוב על האג’נדה ולהתכונן
• להתחיל את הפגישה בדיוק בזמן
• לקיים את הפגישה לפי האג’נדה. פגישות הן לא מקום לקידום אג’נדות אישיות, הן אינן SoapBox או פלטפורמה לנושאים שאינם קשורים. מי שרוצה מוזמן לפתוח בלוג 🙂
• חריגות מהאג’נדה נלקחות Offline:
  • לדיון קצר אחרי הפגישה בפורום הרלוונטי בפגישת מסדרון / מגרש החניה
  • למיילים
  • לבלוג / פודקאסט / ערוץ יו-טיוב
• במהלך הפגישה – לזהות דרכים לצמצם את הזמן שהיא אורכת
• סיום:
  • לסיים את הפגישה לפני הזמן המוקצב לה
  • כשמתקרבים לזמן הסיום – הנוכחים מוזמנים להעיר את תשומת ליבו של המארגן לכך שכדאי לחתור לסיום
  • לסדר את החדר, למחוק את הלוח, לכבות את המזגן, ולהכין את החדר לפגישה הבאה
  • מייל סיכום נשלח לנוכחים בסוף הפגישה
    • נקודות לביצוע מופיעות בראש המייל
    • סיכום פגישה, אם יש, לאחר מכן
    • נתונים טכניים, אם יש – לאחר מכן

הרשימה למעלה הוכנה לאחר ניסיונות כואבים בקיום פגישות, גם בהשראת הספר “Your meetings suck”. תליתי אותה על שני חדרי ישיבות שאני משתמש בהם לעיתים תכופות – מומלץ. כי “גם המובן מאליו צריך להיאמר לפעמים” – מנחם בגין.