איך לקיים פגישה יעילה

איך לקיים פגישה יעילה

פגישות דורשות זמן ומשאבים מכל הנוכחים בהן, באות על חשבון עדיפויות אחרות, ולעיתים מצריכות זמן והשקעת משאבים גם מאנשים שכלל לא הוזמנו אליהן – בני משפחה, קולגות, ולקוחות. קיום פגישות יעילות מכבד את ההתחייבויות של כולם.

כמה עצות לקיום פגישה יעילה:

  • הפורום שמוזמן לפגישה מתוייג היטב ברמת Required ו Optional
  • עדיף להקצות לפגישה את הזמן המינימלי ההכרחי, מומלץ לסיים פגישות 5 או 10 דקות לפני שעות עגולות, כדי לאפשר לנוכחים זמן להתארגן לפגישה הבאה
  • אג’נדה נשלחת מראש בזימון הפגישה. מוזמנים יכולים לבחור אם להגיע, ולהגיב מראש לאג’נדה
  • כדאי לכל הנוכחים לתזכר אנשים אחרים – כדי לסייע לפגישה להתחיל בזמן
  • להגיע לפגישה לפני הזמן כדי להכין במידת הצורך:
    • לוח נקי וטושים, תכנים רלוונטיים כדאי כבר לרשום על הלוח מראש
    • מחשב עם התכנים הרלוונטיים
    • חיבור לאינטרנט
    • סוללה
    • מקרן
    • רמקולים ומיקרופון
    • חיבור ל Conference Call – עדיף לבדוק את התקשורת הרבה לפני התחלת הפגישה
    • עכשיו ×–×” זמן טוב לעבור שוב על האג’נדה ולהתכונן
  • להתחיל את הפגישה בדיוק בזמן
  • לקיים את הפגישה לפי האג’נדה. פגישות הן לא מקום לקידום אג’נדות אישיות, הן אינן SoapBox או פלטפורמה לנושאים שאינם קשורים. מי שרוצה מוזמן לפתוח בלוג 🙂
  • חריגות מהאג’נדה נלקחות Offline:
    • לדיון קצר אחרי הפגישה בפורום הרלוונטי בפגישת מסדרון / מגרש ×”×—× ×™×”
    • למיילים
    • לבלוג / פודקאסט / ערוץ יו-טיוב
  • במהלך הפגישה – לזהות דרכים לצמצם את הזמן שהיא אורכת
  • סיום:
    • לסיים את הפגישה לפני הזמן המוקצב לה
    • כשמתקרבים לזמן הסיום – הנוכחים מוזמנים להעיר את תשומת ליבו של המארגן לכך שכדאי לחתור לסיום
    • לסדר את החדר, למחוק את הלוח, לכבות את המזגן, ולהכין את החדר לפגישה הבאה
    • מייל סיכום נשלח לנוכחים בסוף הפגישה
      • נקודות לביצוע מופיעות בראש המייל
      • סיכום פגישה, אם יש, לאחר מכן
      • נתונים טכניים, אם יש – לאחר מכן

הרשימה למעלה הוכנה לאחר ניסיונות כואבים בקיום פגישות, גם בהשראת הספר “Your meetings suck”. תליתי אותה על שני חדרי ישיבות שאני משתמש בהם לעיתים תכופות – מומלץ. ×›×™ “גם המובן מאליו צריך להיאמר לפעמים” – מנחם בגין.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *