איך לקיים פגישה יעילה
פגישות דורשות זמן ומשאבים מכל הנוכחים בהן, באות על חשבון עדיפויות אחרות, ולעיתים מצריכות זמן והשקעת משאבים גם מאנשים שכלל לא הוזמנו אליהן – בני משפחה, קולגות, ולקוחות. קיום פגישות יעילות מכבד את ההתחייבויות של כולם.
כמה עצות לקיום פגישה יעילה:
- הפורום שמוזמן לפגישה מתוייג היטב ברמת Required ו Optional
- עדיף להקצות לפגישה את הזמן המינימלי ההכרחי, מומלץ לסיים פגישות 5 או 10 דקות לפני שעות עגולות, כדי לאפשר לנוכחים זמן להתארגן לפגישה הבאה
- אג’נדה נשלחת מראש בזימון הפגישה. מוזמנים יכולים לבחור אם להגיע, ולהגיב מראש לאג’נדה
- כדאי לכל הנוכחים לתזכר אנשים אחרים – כדי לסייע לפגישה להתחיל בזמן
- להגיע לפגישה לפני הזמן כדי להכין במידת הצורך:
- לוח נקי וטושים, תכנים רלוונטיים כדאי כבר לרשום על הלוח מראש
- מחשב עם התכנים הרלוונטיים
- חיבור לאינטרנט
- סוללה
- מקרן
- רמקולים ומיקרופון
- חיבור ל Conference Call – עדיף לבדוק את התקשורת הרבה לפני התחלת הפגישה
- עכשיו זה זמן טוב לעבור שוב על האג’נדה ולהתכונן
- להתחיל את הפגישה בדיוק בזמן
- לקיים את הפגישה לפי האג’נדה. פגישות הן לא מקום לקידום אג’נדות אישיות, הן אינן SoapBox או פלטפורמה לנושאים שאינם קשורים. מי שרוצה מוזמן לפתוח בלוג 🙂
- חריגות מהאג’נדה נלקחות Offline:
- לדיון קצר אחרי הפגישה בפורום הרלוונטי בפגישת מסדרון / מגרש החניה
- למיילים
- לבלוג / פודקאסט / ערוץ יו-טיוב
- במהלך הפגישה – לזהות דרכים לצמצם את הזמן שהיא אורכת
- סיום:
- לסיים את הפגישה לפני הזמן המוקצב לה
- כשמתקרבים לזמן הסיום – הנוכחים מוזמנים להעיר את תשומת ליבו של המארגן לכך שכדאי לחתור לסיום
- לסדר את החדר, למחוק את הלוח, לכבות את המזגן, ולהכין את החדר לפגישה הבאה
- מייל סיכום נשלח לנוכחים בסוף הפגישה
- נקודות לביצוע מופיעות בראש המייל
- סיכום פגישה, אם יש, לאחר מכן
- נתונים טכניים, אם יש – לאחר מכן
הרשימה למעלה הוכנה לאחר ניסיונות כואבים בקיום פגישות, גם בהשראת הספר “Your meetings suck”. תליתי אותה על שני חדרי ישיבות שאני משתמש בהם לעיתים תכופות – מומלץ. כי “גם המובן מאליו צריך להיאמר לפעמים” – מנחם בגין.